Les entreprises considèrent l’externalisation comme une étape stratégique pour acquérir un avantage concurrentiel. Si la réduction des coûts fait partie des principales raisons d’une telle manœuvre, elle est loin d’être l’unique motivation. En effet, les entreprises tiennent soigneusement compte de plusieurs domaines critiques comme l’accueil téléphonique. Ce faisant, elles arrivent à améliorer les prestations relatives à ce poste et à établir une meilleure communication entre leurs clients et leurs partenaires.
Le standard externalisé, une solution pratique
Pour une entreprise, les relations avec la clientèle constituent un point de contact qui ne doit surtout pas être négligé. Cette seule raison arrive à justifier le recours à un standard externalisé. Toutefois, cette décision sous-tend évidemment d’autres éléments notamment, le facteur économique. En effet, faire ce choix vous épargne tout simplement le fait d’avoir à acheter le matériel indispensable pour assurer l’accueil téléphonique. Sur le marché, le coût de ces équipements, en fonction de leur gamme et du modèle (standard IPBX ou PABX) peut être assez conséquent. Outre l’acquisition proprement dite, il faut assurer l’installation et la maintenance, autant de dépenses qui viennent s’ajouter à votre investissement. De plus, en fonction de vos besoins et de la taille de votre entreprise, vous serez amené à ajouter d’autres postes. Il va de soi que grâce au standard externalisé, vous n’aurez plus à vous soucier de ces différents frais. En clair, choisir l’externalisation de votre accueil téléphonique est une idée judicieuse à bien d’égards. Tout d’abord, le coût d’une telle prestation vous revient beaucoup moins cher, sans oublier le fait que vous bénéficiez d’une gamme de services de qualité.
Gagner du temps avec le standard externalisé
Les débuts d’activité d’une PME ou d’une TPE peuvent être poussifs. Il n’est nul besoin d’ajouter d’autres préoccupations. Même en considérant une entreprise en place depuis un bon moment, il est une constante irréfutable, faire installer un standard téléphonique prend un minimum de temps. Entre la mise en place du câblage et de la programmation, il vous faut patienter avant de pouvoir jouir d’un accueil téléphonique digne de ce nom pour communiquer avec votre client, ou vous rabattre sur une solution de fortune. En revanche, vous n’aurez pas à attendre longtemps pour que votre standard externalisé soit fonctionnel. Un standard classique même avec une technologie IPBX prendra plus de temps à être installé qu’une ligne externalisée, qui, elle se base sur le réseau internet. Le standard n’est donc pas physique mais bien virtuel et fonctionne à partir d’un serveur distant. Pour peu que vous ayez la technologie ADSL dans votre entreprise, le prestataire externe est en mesure de vous relier à son système de communication. Une fois votre adresse IP validée sur le serveur qui héberge votre standard externalisé, l’accueil téléphonique est donc parfaitement opérationnel.
Une communication facilité et optimisée
On en vient à l’une des fonctionnalités clés d’un standard, la communication. A ce niveau, l’externalisation apporte une réelle plus-value tout en contribuant à la réduction des coûts d’exploitation. Intrinsèquement, les échanges entre le standard, les clients, les fournisseurs ou les partenaires sont plus clairs et ne souffrent d’aucune interruption. Notez que le prestataire extérieur offre la garantie de services entièrement sur-mesure pour répondre aux besoins que vous exprimez. Vous êtes libre de choisir entre différents forfaits (limités ou illimités), tant sur le plan national qu’international à des tarifs flexibles. Suivant ce que vous aurez convenu avec le standard externalisé, votre accueil téléphonique peut être disponible quand vous le souhaitez, y compris les jours fériés ou les week-ends. Les services sont disponibles en plusieurs langues, un atout non négligeable pour l’internationalisation de vos activités. Si l’évolution de votre entreprise l’exige, faire ajouter d’autres postes ne prend pas de temps. Par ailleurs vous n’aurez pas à payer de frais additionnels de maintenance, tout étant compris dans les formules d’abonnement.